Randevu usulü çalışan şirketlerin en çok yaşadığı sıkıntılardan bir tanesi müşterilerin randevularına gelmemeleridir. Uzun randevu sürelerine sahipseniz ve müşterileriniz beklediğinizden daha az ise bunun sebebi muhtemelen randevularını kaçıran müşterilerinizdir. Müşterilerin randevularını kaçırmalarının sebepleri ise genel olarak unutulması ve müşterilerin plan değişiklikleri hakkında bilgi vermemesidir. Müşterilerinizin randevularını onaylamalarını, iptal etmelerini ya da değişiklik bildirilmesini sağlayan toplu sms, randevu hatırlatmak için basit ve ekonomik bir araçtır. Sonuç olarak herkes cep telefonu taşır ve sürekli olarak telefonlarını kontrol ederler. Toplu SMS %98 açılma oranı ile vazgeçilmez bir yöntem.
Toplu SMS İle Randevu Hatırlatma
Kısaca Bahsedin
1 Toplu SMS’in metin uzunluğu 160 karakterdir ve randevu hatırlatmaları için 160 karakter idealdir. Metninize şu bilgileri eklemeniz yeterlidir: Tarih, saat, randevu nedeni, gerekirse yer ve müşteriden yapmasını istediğiniz şey.
Kişiselleştirme
Kısa ve basit bir SMS gönderiyor olabilirsiniz ancak kişiselleştirme kullanmak mesajınızı daha önemli gösterirken sizin de işinizi kolaylaştıracaktır. Müşteriyi ilk kaydettiğiniz anda gerekli bilgileri rehbere ya da excel dosyasına eklemek mesajı göndereceğiniz tarihte eklediğiniz parametreler( ad, soyad, tarih, saat, randevu nedeni vb.) otomatik olarak eklenir ve sizin tek tek bu bilgileri girmenize gerek kalmaz.
Zamanlama
Randevu yönetiminde en önemli etkenlerden bir tanesi zamanlamadır. Çok erken gönderilmiş bir hatırlatmanın unutulma riski vardır. Çok geç gönderilmiş bir hatırlatma SMS’i ise şirketiniz için yeri zor doldurulabilir bir randevu haline gelir. Şirketiniz için doğru zamanlama; sunduğunuz hizmete, müşterilerinize ve randevuyu ne kadar çabuk doldurabileceğinize bağlıdır. Ancak randevu zamanlamanın genel kuralı randevudan tam 24 saat önce hatırlatmaktır.
Müşterinizin Ne İstediğini Keşfedin
Randevu hatırlatmada müşterilerin tercihi önemlidir. Müşterilerinizin bir kısmı mesajlaşma kolaylığına rağmen hatırlatıcılarını toplu mail ve IVR aracılığıyla ya da aranarak bilgilendirilmek isteyebilirler. SMS dışında alternatiflerinizin elinizin altında bulunması iyidir. Müşterilerinize randevu zamanı geldiğinde nasıl bilgilendirilmek istediğini sorabileceğiniz bir ortam oluşturabilirsiniz. SMS ve E-posta hatırlatmalarını aynı anda kullanmak ise randevunun önemini ve de önemsendiğini vurgular. Bu sebeple müşterilerinizin randevuyu iptal etme olasılığı daha düşüktür.
Kolaylaştırın
Toplu SMS kısa mesajlar ile işlevselliğini korurken, mesajların müşterinin zihnini yoracak şekilde detaylı olması geri dönüş oranlarını düşürür. Her zaman basit ve işlevsel olmayı denemelisiniz. Bununla birlikte randevuda sunulan seçeneklerin 3’ten fazla olmamasına ve kolaylıkla cevap verilebilir olmasına dikkat ediniz. Müşterilerinize sunduğunuz seçenekler şunlar olabilir. Onaylamak için “EVET”, iptal etmek için “HAYIR”, randevu tarihini değiştirmek için ise sizi aramalarını isteyebilirsiniz. Toplu SMS’e göre daha hızlı bir şekilde müşterilere ulaşma yöntemlerini merak ediyorsanız sesli mesaj’ı (IVR) denemelisiniz. Bu sitemde müşterileriniz otomatik olarak aranır ve tuşlamalarla kararları anında öğrenilir. Ulaşılamayan müşterileriniz ise arandıkları numaraya geri dönüş yaparak sizleri bilgilendirir. Tüm bu aşamaları gerçekleştirdikten sonra artık Toplu SMS ve IVR’ın mükemmel sonuçları ile maliyetten, zamandan ve iş yükünden kurtulmanın keyfini sürebilirsiniz.
20 yılı aşkın tecrübemiz ve uzman destek kadromuzla yanınızdayız