IVR Sesli Yanıt Sistemi Nedir? IVR Sesli Yanıt Sistemi Nasıl Yapılır?

Günümüzde, teknolojinin gelişmesi ile birlikte, işletmeler müşteri hizmetlerini geliştirmek için çeşitli yöntemler kullanmaktadır. Bu yöntemlerden biri de IVR Sesli Yanıt Sistemi olarak bilinmektedir. Peki, IVR Sesli Yanıt Sistemi nedir ve nasıl çalışır? 

IVR (Sesli Yanıt Sistemi) Nedir?

IVR (Sesli Yanıt Sistemi), müşterilerin telefonla aradıklarında otomatik olarak karşılanmasını ve yönlendirilmesini sağlayan bir teknolojidir. Bu sistem, müşterilerin sesli komutlarını veya tuş takımını kullanarak seçim yapmalarına olanak tanır ve onları doğru departmana veya hizmete yönlendirir.

IVR, çağrı merkezlerinde sıklıkla kullanılmakta olup, müşteri hizmetlerini geliştirmeyi ve işletmelerin verimliliğini artırmayı amaçlar.

IVR, Interactive Voice Response (Etkileşimli Sesli Yanıt) kısaltmasıyla bilinen bir teknolojidir ve günümüzde adının hakkını fazlasıyla vermektedir. IVR, temel olarak iki ana kola ayrılır: Gelen çağrılar için Inbound IVR ve dışa yapılan çağrılar için Outbound IVR.

Inbound ve Outbound IVR sistemleri bütünleşik olarak kullanıldığında, harika bir çağrı hizmeti sunulur.

IVR Nasıl Çalışır ve Şirketlere Ne Gibi Faydalar Sağlar?

IVR teknolojileri, çağrıları tuşlama yoluyla doğru kişiye, menüye, departmana ya da uygulamaya yönlendirerek çalışır. IVR teknolojileri, işlerini insan gücüne ihtiyaç duymadan yapmalarını sağlayarak, gün içinde binlerce çağrı yapan veya karşılamak durumunda olan şirketler için önemli faydalar sağlar.

• Bir yazılımın gerçekleştirdiği bu işlem sayesinde, tüm bu çağrılar kayıt altında tutulabilir.
• Bir çağrı merkezi çalışanının günde yapabileceği maksimum çağrı sayısı 40 iken, IVR kullanan bir şirket bir gün içinde binlerce çağrı yapabilir.
• Yapılan bu çağrıların büyük kısmı tuşlama yöntemiyle istenen sonucu verirken, ilgili departmana ulaşması gereken çağrılar da bu departmanlara yönlendirilebilir.
• Şirkete gelen tüm çağrılar 7/24 karşılanabilir.

IVR Açılımı Nedir?

IVR, “Interactive Voice Response” kelimelerinin kısaltmasıdır. IVR, otomatik telefon yanıt sistemi olarak da bilinir ve sesli yanıt sistemleri aracılığıyla telefon aracılığıyla yapılan etkileşimli işlemler için bir teknolojidir. Bu sistemler, önceden kaydedilmiş sesli mesajlar kullanarak, kullanıcıların telefondan bir dizi seçenek seçmesine ve veri girilmesine izin verir. IVR, banka hesaplarının bakiyelerini kontrol etmek, fatura ödemeleri yapmak, randevu ayarlamak gibi çeşitli işlemlerde kullanılır.

İletişim Makinesi IVR Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemleri Kullanıcılara Neler Sunuyor?

İletişim Makinesi IVR servislerini kullanmaya başladığınızda, şirketinize özel 0850 numaralı hat veya hatlar ücretsiz olarak kullanımınıza açılır. Bu sayede hat ve sistem yatırımı yapmadan doğrudan sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz. IVR Designer ile esnek ve kullanıcı dostu IVR şablonlarını sürükle-bırak yöntemiyle oluşturabilirsiniz. Ayrıca, en ideal IVR şablonu konusunda ücretsiz destek almak için uzman ekibimizden yardım alabilirsiniz.

IVR şablonunuza;

• Tuşlamayla ilgili konuya yönlendirebilir ses kaydı,
• IVR API’sini uygulamanıza entegre ederek çağrı üzerinde birçok talebi karşılama,
• Müşteri temsilcisine, ilgili departmana ya da herhangi bir telefon numarasına çağrı yönlendirme,
• Bir ses kaydı alarak müşteriye ilgili konuda dönüş yapabilme,
• Tuşlama yöntemiyle müşteri memnuniyeti anketi yapabilme, ayrıntılı bir şekilde raporlama,
• CRM entegrasyonu sayesinde çağrılarınızı kişilere özel isim/soy isimle yapabilme ve karşılayabilme.

Peki, IVR Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemlerini Kimler Kullanıyor?

IVR teknolojileri, günümüzde hala birçok büyük firma ve neredeyse tüm orta ölçekli firmalar tarafından kullanılıyor. Günlük hayatta IVR teknolojileriyle sık sık karşılaşırız. Örneğin, bankamıza veya GSM operatörümüze yaptığımız çağrılar, telefonumuza gelen borç hatırlatma çağrıları, anket ve tanıtım çağrıları, hatta telefonla verdiğimiz su siparişleri gibi birçok işlem IVR teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilir.

Şirketler tüm bu telefon üzerinden yapılan işlemleri IVR teknolojileri yardımıyla gerçekleştiriyor. IVR teknolojilerini bambaşka alanlara uyarlayan şirketler de var. IVR teknolojilerinin yaygınlaşmasının en önemli nedenleri arasında, dünya genelinde neredeyse herkesin bir telefon sahibi olması ve IVR teknolojilerinin maliyetsiz olması yer alıyor. Bu sayede şirketler, müşterileriyle etkileşim kurmak için IVR teknolojilerini tercih ediyor.

IVR Teknolojilerini En Etkili Şekilde Nasıl Kullanabilirsiniz?

IVR şablonlarının müşteri ihtiyacı göz önünde bulundurulmadan tasarlanması halinde, müşteri memnuniyeti düşük seviyelerde olabilir ve müşterilerin şirkete olan güveni azalabilir. Bu yüzden IVR teknolojilerini kullanırken, ilk olarak müşteri ihtiyaçlarına odaklanmak gerekmektedir.

İyi bir IVR şablonu tasarlayabilmek için şirketinize gelen ve giden çağrıları müşterilerinizin bakış açısıyla görmelisiniz.

• Müşteriler şirketi en çok hangi gün ve saatlerde arıyorlar?
• Müşteriler sizi en çok hangi konular için arıyorlar?
• Müşterilerinizin, onlara çağrı(ses kaydı) üzerinde anlattığınız her şeyi dinleyecek zamanları var mı?
• Müşterilerinize sunduğunuz seçenekler yeterince açık mı?

IVR Teknolojilerinin Geleceği

Yapılan anketlere ve araştırmalara göre, çağrı merkezlerini arayan müşterilerin yarısı, müşteri temsilcisiyle değil, tuşlama yöntemiyle işlerini halletmeyi tercih ediyorlar.

Günümüzde büyük ve orta ölçekli şirketlerin %50’sinden fazlası IVR etkileşimli sesli yanıt sistemlerini kullanıyorlar. Bu oran her geçen gün daha çok artıyor. IVR teknolojileri daha çok geliştikçe ve daha akıllı yeteneklere sahip oldukça, bu oranın 2023 sonuna kadar %85’e çıkması bekleniyor. Siz de şirketinizin tüm çağrı ihtiyaçlarını IVR etkileşimli sesli yanıt sistemlerine aktararak daha düşük maliyetle daha büyük işler başarabilirsiniz. IVR teknolojileri ve İletişim Makinesi’nin sunduğu IVR hizmetleri hakkında ayrıntılı bilgi almak ve IVR hizmetinden faydalanmak için bizimle iletişime geçin.

SIKÇA SORULAN SORULAR

IVR araması ne demek?

IVR araması, bir Interactive Voice Response (IVR) sistemi kullanılarak yapılan otomatik telefon aramasını ifade eder. IVR araması genellikle işletmeler tarafından müşteri hizmetleri veya satış gibi amaçlarla kullanılır. Bu aramalar, otomatik olarak yapılandırılmış bir IVR sistemi tarafından yönlendirilir ve kullanıcılara bir dizi seçenek sunar. Kullanıcılar, örneğin fatura sorgulama, randevu alma veya teknik destek gibi bir dizi işlemi gerçekleştirmek için telefonlarının tuş takımını kullanarak belirli bir seçeneği seçebilirler. IVR aramaları, işletmelerin müşterileriyle daha etkili bir şekilde etkileşim kurmalarına ve müşteri hizmetlerini daha verimli hale getirmelerine yardımcı olur.

IVR kanalı ne demek?

IVR kanalı, bir Interactive Voice Response (IVR) sistemi kullanılarak yapılan iletişimlerin gerçekleştirildiği kanalı ifade eder. Bu kanal, bir işletme veya kuruluşun müşterileriyle telefon yoluyla iletişim kurmasına izin verir. IVR kanalı, işletmelerin müşteri hizmetleri, satış veya fatura ödeme gibi çeşitli işlemlerini gerçekleştirmelerine olanak tanır. Bu kanal, müşterilerin telefonda belirli bir tuş kombinasyonuyla önceden kaydedilmiş sesli yanıtları seçmelerine izin verir ve böylece müşterilerin işletmelerle etkileşimi daha verimli ve hızlı hale getirir. IVR kanalı ayrıca, işletmelerin müşteri memnuniyetini artırmalarına ve iş süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur.

IVR fatura ödeme nedir?

IVR fatura ödeme, bir Interactive Voice Response (IVR) sistemi aracılığıyla telefonla fatura ödeme işlemidir. Bir işletme veya kuruluş, müşterilerinin fatura ödemelerini IVR sistemi üzerinden yapmalarına olanak tanıyabilir. Müşteriler, telefonlarının tuş takımını kullanarak ödeme yapacakları faturanın bilgilerini girerler ve ödeme işlemini gerçekleştirebilirler. IVR fatura ödeme sistemi, müşterilerin fatura ödeme işlemlerini daha hızlı ve daha kolay hale getirirken, işletmelere de müşteri hizmetleri süreçlerini optimize etme fırsatı sunar. Bu sistem ayrıca, ödeme yapmak için çağrı merkezlerinde uzun kuyruklarda beklemek zorunda kalmayan müşterilerin memnuniyetini artırır ve işletmelerin personel maliyetlerini azaltmalarına yardımcı olur.