Sanal Çağrı Merkezlerinin 5 Temel Faydası

Sanal Çağrı Merkezlerinin Temel Faydaları

Dünyada bulut pazarının istikrarlı bir şekilde büyümeye devam etmesi ile sanal çağrı merkezi çözümleri sağlam bir araç olarak yükselmeye devam ediyor. Uluslararası araştırmalara göre bu yıl dünya çapında bulut sistemleri 146 milyar dolar ve 2024 yılında 236 milyar dolar olacağı ön görülüyor. Bu yazımızda Sanal Çağrı Merkezlerinin 5 Temel Faydasından Bahsettik.

1. Her Yerden Yüksek Erişilebilirlik

Bulut çözümlerinin en çok bilinen özelliklerinden birisi kurulumu ve kullanımı oldukça kolay olmasıdır. Her yerden erişebilir olması özelliği tüm bunlarla birleştiğinde ortaya mükemmel sonuçlar çıkarabilir. Markaların dünyanın hemen hemen her yerinden müşteri temsilcileri görevlendirebilmesi ve 7/24 hizmet verilmesi sanal çağrı merkezleri sayesinde kolaylaşır. Bulut çözümleri aynı ortamda ya da farklı ortamlarda çalışan birçok müşteri temsilcilerinin maksimum verimlilik ile birlikte çalışmalarını sağlar.

Sanal Çağrı Merkezi kullandığınızda müşteri temsilcilerinizin hepsi meşgul olsalar da sizi arayan numaralar sanal olarak karşılandığı için boşa düşmez. Böylelikle, sizin belirlediğiniz ses kaydını dinleyen kişiler müşteri temsilciniz müsait olana kadar hatta hazır beklerler.

2. Daha Etkili Müşteri Temsilciliği

Müşteri temsilcileri sanal çağrı merkezi kullanırken yüksek verimlilik elde ederler. Akıllı teknolojiler ile birlikte çağrı merkezi temsilcileriniz müşterilerin çeşitli kanallardaki verilerine tek bir arayüzden ulaşarak işlemlerini daha hassas bir şekilde gerçekleştirirler. Outbound IVR, Auto dialer ve Predictive Dialer gibi servisler size zaman kazandırırken Inbound IVR ile çağrılara geri dönüşler olduğunda akıllı bir şekilde yönlendirerek zaman kazanırsınız.

Arandığında ulaşılabilen ya da kullanıcı dostu sistemler ile bilgiye kolay bir şekilde erişilmesini sağlayan şirketler her zaman daha iyi bir izlenim oluşturmaktadırlar. Sanal Çağrı Merkezi sayesinde müşterilerin istediklerine en kolay şekilde ulaşabilecekleri bir senaryo oluşturabilirsiniz.

3. Ölçülebilirlik

Sanal Santral, şirketler için büyük ölçülebilirlik avantajları sağlar. Örneğin; Çağrı merkeziniz her zamankinden daha yoğun bir dönem geçirdiğinde daha fazla müşteri temsilcisine ihtiyacınız olduğunu otomatik olarak anlar ve bildirir.

Sanal çağrı merkezi sayesinde sizi arayan numaraları hazırlamış olduğunuz ses kaydı karşılar ve hangi konu hakkında bilgi almak istediklerini onlara sorar. Tuşlamalar ile o kişinin istediği konuya yönlendirilir. Böylelikle müşteri temsilcilerinize gerek olmayan basit işlemler sistem tarafından yapılırken, yalnızca daha önemli işlerle müşteri temsilciniz daha verimli konuşmalar gerçekleştirir.

4. Daha Düşük Maliyet

Bulut çözümleri, kurum içi servislerin başlangıç maliyetlerini önemli ölçüde düşürür. Hatta kurulum ve kullanım kolaylığı sayesinde ücretsiz deneme avantajları ile test etme olanakları sağlayabilir. Sanal Çağrı Merkezinin Giden IVR özelliği sayesinde duyurularınızı tek bir tuşla yüzlerce kişiye otomatik arama göndererek yapabilirsiniz. Bu durumda tek tek aramak yerine bilgilendirmelerinizi tek seferde yaparak tasarruf edebilirsiniz. Otomatik Çağrı gönderdiğiniz kişiler o sırada aramanızı açmamış ise daha sonra size döneceklerdir. IVR sisteminin akıllı yetenekleri sayesinde Inbound IVR ile gönderdiğiniz ses kaydını tekrar dinletebilirsiniz.

5. Daha Güvenli

Bulut çözümler verilerinizi size özel bulut alanlarda barındırırken, verileri düşük maliyetle depolar. Bununla birlikte bulut sistemler kurum içi depolama yöntemlerinden daha güçlü afet kurtarma işlevi sunar. Tüm verilerinizin bulutta olması olası afetlere karşı verilerinizi kaybetmemenizi korumanızı sağlar.

Sanal Çağrı Merkezi (vcc) Nedir?

Sanal çağrı merkezi, fiziksel bir çağrı merkezi binası yerine, bulut tabanlı bir altyapıya dayalı olarak hizmet veren bir çağrı merkezi modelidir. Bu modelde, çağrı merkezi çalışanları uzaktan çalışabilir ve müşteri iletişimi, internet üzerinden sanal olarak gerçekleştirilir. Sanal çağrı merkezleri, çağrıları yönlendirmek, müşteri sorunlarını çözmek, satış yapmak veya bilgi sağlamak gibi çağrı merkezi hizmetlerini sunar. Bu model, işletmelere daha esnek, ölçeklenebilir ve maliyet etkin bir çağrı merkezi çözümü sunar. Ayrıca, coğrafi sınırlamalara bağlı kalmadan müşterilere hizmet verebilme imkanı sağlar. Sanal çağrı merkezi teknolojileri, çağrı yönlendirme, otomatik yanıt sistemleri, çağrı kaydetme ve analiz gibi işlevleri destekleyen bir dizi iletişim aracıyla entegre edilebilir. Bu sayede işletmeler, müşteri deneyimini iyileştirirken çağrı merkezi operasyonlarını daha verimli hale getirebilirler.

Çağrı Merkezleri Hangi Programları Kullanır?

Çağrı merkezleri, operasyonlarını desteklemek ve müşteri iletişimini yönetmek için çeşitli programları kullanır. İşte yaygın olarak kullanılan bazı çağrı merkezi programları:

1. Otomatik Arama Yazılımları: Auto Dialer veya Predictive Dialer gibi otomatik arama yazılımları, çağrı merkezlerinin hızlı ve verimli bir şekilde müşterilere ulaşmasını sağlar. Bu yazılımlar, numaraları otomatik olarak arar ve bağlantı kurulduğunda çağrıyı bir temsilciye yönlendirir.
2. İletişim Yönetim Sistemleri: İletişim yönetim sistemleri, çağrı merkezlerinin gelen ve giden çağrıları yönetmesini sağlar. Bu sistemler, çağrı yönlendirme, çağrı kuyruğu yönetimi, sesli yanıt sistemleri ve çağrı yönlendirme gibi özellikleri içerir.
3. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Yazılımları: CRM yazılımları, çağrı merkezlerinin müşteri bilgilerini, iletişim geçmişini ve etkileşimleri yönetmesine yardımcı olur. Müşteri taleplerini takip etmek, notlar almak, takvimleri planlamak ve müşteri ilişkilerini güçlendirmek için kullanılır.
4. Çağrı Kaydedici Yazılımlar: Çağrı kaydedici yazılımlar, çağrı merkezlerinin müşteri görüşmelerini kaydetmesine ve sonradan analiz etmesine olanak sağlar. Bu, müşteri hizmeti kalitesini değerlendirmek, eğitim amacıyla kullanmak ve uyum gerekliliklerini karşılamak için önemli bir araçtır.
5. Raporlama ve Analiz Yazılımları: Çağrı merkezleri, performansı izlemek ve verimliliği artırmak için raporlama ve analiz yazılımlarından faydalanır. Bu yazılımlar, çağrı süreleri, bekleme süreleri, yanıt oranları gibi metrikleri ölçer ve yönetim için görsel raporlar sunar.

Bu programlar, çağrı merkezlerinin etkili ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlar ve müşteri deneyimini geliştirmek için önemli bir rol oynar. Ancak, her çağrı merkezi farklı ihtiyaçlara sahip olabilir, bu nedenle kullanılan programlar işletme gereksinimlerine ve ölçeğine bağlı olarak değişebilir.